电子记录

电子记录证据,在数字形式交易由个人或组织。

乍一看,电子记录似乎只在他们的物理媒介不同纸记录。但是创建记录以电子形式提供了实用、公共法律和技术障碍问责制还没有完全克服。

的挑战是简单的说明。创建自1960年代以来规模越来越大数据库随后,非结构化办公系统已经由业务need-whether驱动的政府或在私营部门。但是,当系统用于存储数据过时,那些负责数据面临着强大的挑战如果他们继续检索数据并使其可用。原始软件可能不再支持的软件供应商,或者可能需要数据迁移到新的软件平台。每个迁移的数据通常涉及一些损失数据质量。无论哪种方式,组织难以维护责任随着时间的流逝,不管他们是制药公司展示产品的血统或政府应对信息自由请求。

试图解决这些问题通过保存记录在纸质表单被发现是不令人满意。纸质记录没有相同的功能作为电子同行。在美国例如,法院举行电子邮件记录的白宫在罗纳德•里根(Ronald Reagan)政府不应该被摧毁,因为纸打印出来是不能接受的替代品的电子记录。1993年审判的法官阿姆斯特朗v。总统的行政办公室评论说,两个版本不可以互换。

在20世纪的最后二十年,政府和私人机构认识到电子记录代表一个重大的挑战,业务效率和问责制。到世纪之交,大多数组织应对挑战的描述进行电子记录的基本特征描述,强调记录的真实性(这就是它说它),其可靠性权威的和可信赖的),其完整性(它是完整的和不变的),其可用性(它可以定位、检索和提交)。在21世纪早期,这种关注“recordness”进入法定记录和在国家和国际标准的定义。

通过开发专业软件公司为了应对挑战电子记录管理(ERM)工具一起坐办公系统和其他主要软件不仅捕捉商业交易的证据,但相关的元数据需要解释这些交易(例如,谁送谁的证据,当)。这个分支的奖励系统开发是实现一个更好的集成ERM工具与用户的桌面软件和减少依赖很少会关注数据的归档他或她刚刚处理。

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现在普遍接受的是,捕获和存储访问形式需要更早干预的记录档案和信息管理者比纸质记录的情况。政府内部,国家档案馆已经重新定位自己比以前更加关注积极主动的记录管理、工作与软件开发人员和records-creating机构影响记录是如何创建的。档案未能这样做将很难维持一个访问记录的政府。